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Beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) treten in der Praxis häufig Fehler auf, die nicht nur den Erfolg des Verfahrens gefährden, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Lesen Sie im Folgenden mehr über häufige Fehler im BEM und profitieren Sie von unseren Tipps zur Etablierung eines erfolgreichen BEM in Ihrem Unternehmen. 

Das BEM als ergebnisoffener Suchprozess 

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist in § 167 Abs. 2 geregelt. Jedoch ist vom Gesetzgeber kein konkreter Verfahrensablauf vordefiniert. Der Arbeitgeber, dessen Aufgabe es ist, ein BEM bei entsprechenden Fehlzeiten anzubieten, soll im Rahmen eines ergebnisoffenen Suchprozesses gemeinsam mit dem Mitarbeitenden prüfen, mit welchen Maßnahmen die Arbeitsunfähigkeit überwunden und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann. 

Hinsichtlich der operativen Umsetzung besteht eine gewisse Gestaltungsfreiheit, was BEM-Verantwortliche nicht selten als Herausforderung empfinden. Sie fürchten Verfahrensfehler und ineffiziente Abläufe im BEM. 

Wir haben deshalb für Sie die häufigsten Fehler im BEM zusammengefasst:

Unterlassenes BEM trotz Pflicht: 

Nicht selten wird in Unternehmen selektiert, welchen Mitarbeitenden ein BEM angeboten wird, und wo - vielleicht unter der Annahme, dass keine Notwendigkeit für ein BEM besteht, kein BEM angeboten wird. Diese Vorgehensweise soll Ressourcen schonen, birgt aber das Risiko, dass im Fall einer Kündigungsschutzklage eine Kündigung unwirksam wird. Zudem bleibt die Gelegenheit einer konstruktiven Intervention bei Langzeiterkrankungen ungenutzt, das Potential zur Reduktion von Fehlzeiten in der Belegschaft wird nicht vollumfänglich ausgeschöpft. 

BEM Praxis-Tipp: Erfassen Sie Fehlzeiten systematisch und bieten Sie jedem Mitarbeitenden bei Überschreiten der 6-Wochen-Grenze ein BEM an.  

Unklare Kommunikation im BEM – Misstrauen statt Mitwirkung: 

Schon die Einladung zum BEM beeinflusst den weiteren Verlauf und Erfolg des Prozesses. Ein BEM-Angebot, das juristisch oder distanziert formuliert ist, erzeugt Ablehnung. Mitarbeitende befürchten disziplinarische Konsequenzen oder eine „Überwachung“ ihrer Gesundheit. Ablehnung und Ängste schlagen sich im BEM-Geschehen nieder, der Erfolg des BEM ist dann begrenzt. 

BEM Praxis-Tipp: Formulieren Sie das BEM-Angebot wertschätzend, transparent und individuell - mit klarer Information über Ziele, Ablauf und Datenschutz.

Keine Mitbestimmung beim Teilnehmerkreis: 

Der Mitarbeitende ist im BEM „Herr des Verfahrens“ und bestimmt, welche Personen an seinem BEM-Verfahren mitwirken. Neben dem Vertreter des Arbeitgebers kann auf seinen Wunsch hin der Betriebsrat, die Schwerbehindertenvertretung oder eine ganze Reihe weiterer Akteure in den BEM-Prozess eingebunden werden. Wird der Mitarbeitende darüber nicht informiert, oder wird ihm die Mitbestimmung nicht ermöglicht, sind die Mindestanforderungen an ein BEM verletzt – das BEM gilt als formell fehlerhaft. 

BEM Praxis-Tipp: Binden Sie alle relevanten Stellen ein und ermöglichen Sie die Beteiligung unterstützender Akteure, um tragfähige Lösungen zu entwickeln.

Standardisierte Maßnahmen anstelle von nachhaltigen Einzelfalllösungen: 

Manche Unternehmen realisieren im BEM einen Standardprozess mit vorgefertigten Maßnahmen, ohne die spezifische Situation des Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Nachhaltig wirksam wird ein BEM aber erst dann, wenn nach einer Analyse der Situation eine individuelle Maßnahmenplanung erfolgt und die Wirksamkeit der Maßnahmen auch im Rahmen von follow-up Gesprächen überprüft wird. 

BEM Praxis-Tipp: Nutzen Sie das BEM als Chance zur echten Einzelfalllösung. Erarbeiten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeitenden Maßnahmen, die den individuellen Bedürfnissen und Umständen entsprechen. Passgenaue Maßnahmen können eine nachhaltige Reduktion von Fehlzeiten bewirken, das BEM entfaltet dann seine gewünschte Wirkung. 

Mangelhafte Dokumentation des BEM-Verfahrens: 

Gesprächstermine und Maßnahmen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden. Erfolgt dies nicht, erschwert das den Nachweis, dass ein BEM ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Im Fall einer Kündigungsschutzklage wirkt sich das nachteilig für den Arbeitgeber aus. 

BEM Praxis-Tipp: Führen Sie eine strukturierte BEM-Akte mit Gesprächsprotokollen, Maßnahmenplänen und Evaluierungen – datenschutzkonform und nachvollziehbar.

Fazit: 
Es gibt an vielen Stellen im BEM-Prozess Potenzial zur Verbesserung. Unsere Anregungen sollen Ihnen dazu dienen, Ihren BEM-Prozess stetig zu optimieren. Dort wo der Gesetzgeber Gestaltungsfreiheit vorsieht, können Unternehmen betriebsspezifische Prozessabläufe entwickeln, wohingegen gesetzliche Vorgaben an manchen Stellen im BEM-Prozess beachtet und eingehalten werden müssen.