iga.Report 41: Wege aus der Informationsflut in der digitalen Arbeitswelt
04.03.2020 | iga.Report 41

iga.Report 41: Wege aus der Informationsflut in der digitalen Arbeitswelt

E-Mails, arbeitsbezogenes Social Media, Intranet – die tägliche Informationsflut im digitalen Berufsumfeld kann erfolgreiches Arbeiten beeinträchtigen. Der aktuelle iga.Report 41 „Neue Technologien und Digitalisierung in der Arbeitswelt“ zeigt, wie Arbeitgeber dieser Gefahr begegnen können.

Prozesse und Verteilung sind entscheidend

Damit die Vorteile digitaler Technologie die Risiken überwiegen, gibt der Report der Initiative Gesundheit und Arbeit (iga) eine klare Empfehlung: Arbeitgeber sollten sich zwei entscheidende Fragen stellen – und das, bevor neue digitale Anwendungen im Betrieb eingeführt werden:

  1. Wie können Arbeitsprozesse gut gestaltet werden zum Beispiel durch Kernarbeitszeiten und das bedarfsgerechte Steuern von Informationen?
  2. Wie ist die Aufgabenverteilung zwischen Mensch und Technologie gedacht? Um diese Frage zu klären, empfiehlt es sich für Arbeitgeber, die möglichen Folgen der Einführung neuer Technologien offen zu diskutieren. Arbeitgeber können gemeinsam mit den Beschäftigten überlegen, welche Arbeiten tatsächlich digitalisiert oder automatisiert werden und was im Interesse des arbeitenden Menschen durch Personen erledigt wird.

Mensch kommt vor Technik

Aktuell laufe die Digitalisierung in der Arbeitswelt aber laut wissenschaftlichen Erkenntnissen häufig in entgegengesetzter Richtung, erklären die Fachleute der Initiative Gesundheit und Arbeit im iga.Report. Betriebe setzten um, was technisch möglich sei, und prüften erst danach, welche Rolle der Mensch in dem Arbeitssystem einnehmen könne. Hier sei ein Umdenken erforderlich, um jeden einzelnen Mitarbeiter und letztlich auch das Unternehmen im „Arbeits-Flow“ zu halten und Arbeitszufriedenheit, Gesundheit und Leistungsfähigkeit zu erhöhen.

Flow ist wichtig für Arbeitszufriedenheit

Die Erfahrung, sich in eine Aufgabe völlig zu vertiefen, seine Kompetenzen auszuschöpfen, sich gefordert, aber nicht überfordert zu fühlen, bezeichnen Experten als Flow-Erlebnis. Flow bedeutet „die Arbeit ist im Fluss“ – und das sorgt bei Beschäftigten für eine hohe Arbeitszufriedenheit und Leistungsfähigkeit. Schlecht gestaltete digitale Arbeitsumgebungen und -abläufe, in denen Beschäftigte zum Beispiel eine Flut von Informationen zu früh, zu spät oder sogar doppelt erhalten, können den Flow erschweren.

Informationsflut stört Arbeitsfluss

Viele dienstliche E-Mails oder Nachrichten auf Social Media, unternehmensinternen Plattformen und in Chat-Programmen tragen zu einem Gefühl der „Informationsüberflutung“ bei. Im Umgang mit Nachrichten weisen die Experten im iga.Report 41 auf folgende Probleme hin:

  • Die Notwendigkeit, sich mit ständig neuen Informationen zu beschäftigen, stört den eigentlichen Arbeitsablauf und verkürzt die für die Arbeitsausführung verfügbare Zeit.
  • Je schwieriger es ist zu unterscheiden, ob eine Nachricht informationshaltig oder informationsleer ist, desto eher entsteht das Gefühl, von Informationen überflutet zu werden.
  • Kommt die Nachricht nicht zu einem Zeitpunkt, der für einen aktuellen Arbeitsablauf wichtig ist, muss der Beschäftigte die Information zusätzlich für den späteren Anwendungszeitpunkt aufbewahren.

Die Folge: Durch die ständigen Unterbrechungen und die Fülle von eingehenden Nachrichten verringert sich die Zeit für konzentriertes Arbeiten, so das Ergebnis der Fachleute im aktuellen iga.Report 41.

Ständige Erreichbarkeit erzeugt Druck

Neben der Menge erzeugt auch die Geschwindigkeit der eingehenden Nachrichten Stress. Sie suggerieren dem Empfänger, ebenso schnell darauf reagieren zu müssen. Auch die ständige Erreichbarkeit über den Feierabend hinaus durch mobiles Arbeiten setzt Arbeitnehmer unter Druck.

Informationsfluss besser planen

Arbeitsforscher empfehlen Arbeitgebern, die Datenflüsse im Unternehmen zu prüfen. Der Informationsfluss sollte sich daran orientieren, wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt benötigt. Wer welche Informationen wann braucht, ist vom jeweiligen Arbeitsauftrag abhängig und die Organisation damit Führungsaufgabe. Nur wenn Arbeitgeber die Weitergabe von Informationen gezielt steuern und strukturieren, lässt sich vermeiden, dass Mitarbeiter mit der Verarbeitung von Nachrichten überfordert werden und den Blick für aktuell wichtige versus unwichtige Belange verlieren.

Stand

Erstellt am: 25.02.2020

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